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Nebenkosten verstehen und richtig abrechnen

Veröffentlicht am 10. August 2025 9 Minuten Lesezeit Autorin: Dipl.-Kffr. Andrea Kostenexpertin

Nebenkosten sind für viele Mieter ein Buch mit sieben Siegeln. Dabei können sie einen erheblichen Teil der Wohnkosten ausmachen – im Durchschnitt 20-30% der Gesamtmiete. Verstehen Sie, welche Kosten umlagefähig sind, wie die Abrechnung funktioniert und wie Sie Ihre Rechte als Mieter wahrnehmen können.

Was sind Nebenkosten?

Nebenkosten, auch Betriebskosten genannt, sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.

"Nicht alle Kosten, die einem Vermieter entstehen, dürfen als Nebenkosten auf die Mieter umgelegt werden."

Rechtliche Grundlagen

Die Umlegung von Betriebskosten ist gesetzlich streng geregelt:

Die 17 umlagefähigen Betriebskostenarten nach BetrKV

Nur die in der Betriebskostenverordnung aufgeführten Kosten dürfen auf Mieter umgelegt werden:

1. Grundsteuer

Die vom Finanzamt festgesetzte Grundsteuer kann vollständig umgelegt werden. Dies ist meist einer der größeren Posten in der Nebenkostenabrechnung.

2. Wasserversorgung

Umfasst alle Kosten für die Wasserversorgung der Mieter:

3. Entwässerung

Kosten für die Ableitung des Schmutz- und Regenwassers:

4. Heizungskosten

Ein komplexer Bereich mit besonderen Regelungen:

Wichtig: Nach der Heizkostenverordnung müssen mindestens 50% und höchstens 70% der Heizkosten verbrauchsabhängig abgerechnet werden.

5. Warmwasserkosten

Separate Erfassung der Warmwasserbereitung:

6. Personenaufzug

Alle Kosten für Betrieb und Wartung von Aufzügen:

7. Straßenreinigung und Müllbeseitigung

Kommunale Entsorgungskosten:

8. Gebäudereinigung

Reinigung der gemeinschaftlich genutzten Gebäudeteile:

9. Gartenpflege

Pflege der Außenanlagen:

10. Beleuchtung

Strom für Beleuchtung der Gemeinschaftsflächen:

11. Schornsteinreinigung

Alle Kosten des Schornsteinfegers:

12. Sach- und Haftpflichtversicherung

Versicherungen für das Gebäude:

13. Hausmeisterkosten

Kosten für Hausmeistertätigkeiten:

14. Gemeinschaftsantenne/Breitbandkabel

Kosten für gemeinschaftliche Empfangsanlagen:

15. Maschinenversicherung

Versicherung für technische Anlagen wie Aufzüge oder Heizungsanlagen.

16. Wartung von Rauchwarnmeldern

Kosten für die regelmäßige Wartung und Prüfung von Rauchwarnmeldern in Gemeinschaftsräumen.

17. Sonstige Betriebskosten

Weitere Kosten, die ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart wurden und den ersten 16 Kostenarten entsprechen.

Nicht umlagefähige Kosten

Diese Kosten dürfen nicht als Nebenkosten abgerechnet werden:

Verwaltungskosten

Instandhaltung und Reparaturen

Rechtliche Kosten

Die Nebenkostenabrechnung verstehen

Formale Anforderungen

Eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung muss folgende Kriterien erfüllen:

Prüfung der Abrechnung

So gehen Sie bei der Prüfung vor:

  1. Abrechnungszeitraum prüfen: Stimmt der Zeitraum mit Ihrem Mietverhältnis überein?
  2. Kostenarten kontrollieren: Sind nur umlagefähige Kosten enthalten?
  3. Verteilerschlüssel überprüfen: Ist die Umlegung sachgerecht?
  4. Belege anfordern: Nutzen Sie Ihr Belegeinsichtsrecht
  5. Widerspruch einlegen: Bei Fehlern innerhalb von 12 Monaten

Verteilerschlüssel – Wie werden Kosten aufgeteilt?

Die Aufteilung der Kosten erfolgt nach verschiedenen Schlüsseln:

Wohnflächenschlüssel

Aufteilung nach der Wohnfläche der einzelnen Wohnungen. Dies ist der häufigste Verteilerschlüssel für die meisten Kostenarten.

Personenschlüssel

Aufteilung nach der Anzahl der Bewohner. Wird oft für Wasser- und Müllkosten verwendet.

Verbrauchsschlüssel

Aufteilung nach dem tatsächlichen Verbrauch. Zwingend vorgeschrieben für Heiz- und Warmwasserkosten (50-70% verbrauchsabhängig).

Wohneinheitenschlüssel

Gleichmäßige Aufteilung auf alle Wohnungen, unabhängig von Größe oder Bewohnerzahl.

Ihr Recht auf Belegeinsicht

Als Mieter haben Sie das Recht, alle Belege zur Nebenkostenabrechnung einzusehen:

Was Sie einsehen dürfen:

Grenzen der Einsicht:

Häufige Abrechnungsfehler

1. Falsche Kostenarten

Nicht umlagefähige Kosten werden fälschlich abgerechnet, z.B. Verwaltungskosten oder Reparaturen.

2. Doppelabrechnung

Kosten werden sowohl in der Grundmiete als auch in den Nebenkosten erfasst.

3. Fehlerhafte Umlegung

Falsche Verteilerschlüssel oder fehlerhafte Berechnungen der Anteile.

4. Verspätete Abrechnung

Abrechnung wird nicht innerhalb der 12-Monats-Frist erstellt.

5. Unvollständige Angaben

Fehlende Informationen über Abrechnungszeitraum, Verteilerschlüssel oder Kostenarten.

Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung

Wann können Sie widersprechen?

Form und Frist des Widerspruchs

Ihr Widerspruch sollte:

"Ein pauschaler Widerspruch ohne konkrete Beanstandungen ist meist nicht erfolgreich."

Energiekosten – Ein besonderer Fokus

Angesichts steigender Energiepreise verdienen Heiz- und Warmwasserkosten besondere Aufmerksamkeit:

Heizkostenverordnung beachten

Energieeinsparmaßnahmen

Als Mieter können Sie Ihre Nebenkosten durch bewusstes Verhalten senken:

Modernisierung und Nebenkosten

Modernisierungsmaßnahmen können sich auf die Nebenkosten auswirken:

Energetische Modernisierung

Tipps für den Umgang mit Nebenkosten

Präventive Maßnahmen

Bei Problemen

Nebenkostenabrechnung digital

Die Digitalisierung erreicht auch die Nebenkostenabrechnung:

Fazit

Nebenkosten sind ein komplexes Thema, aber mit dem richtigen Wissen können Sie als Mieter Ihre Rechte wahrnehmen und Kosten sparen. Eine sorgfältige Prüfung der Nebenkostenabrechnung ist Ihr gutes Recht und kann sich finanziell lohnen.

Scheuen Sie sich nicht, Fragen zu stellen und im Zweifel professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen. Eine korrekte Nebenkostenabrechnung ist nicht nur Ihr Recht, sondern auch ein wichtiger Baustein für ein faires Mietverhältnis.

Merken Sie sich: Nur umlagefähige Kosten nach der Betriebskostenverordnung dürfen auf Sie als Mieter umgelegt werden. Prüfen Sie jede Abrechnung sorgfältig und nutzen Sie Ihr Recht auf Belegeinsicht.